Hoy en día las empresas deben tener un buen sistema de gestión documental debido a la gran cantidad de documentación que generan y manejan. Por eso, contratar unos gestores documentales es fundamental para almacenar y poner orden a toda la información. Es así como se contribuye a conseguir un rendimiento óptimo de la organización.
En Dimoba Servicios ofrecemos un servicio de gestión documental y administrativa para ayudar a las empresas a editar, almacenar y compartir documentos de manera segura, ya sea en el interior o exterior del ámbito empresarial. Pero, exactamente… ¿Qué es un gestor documental y para qué sirve? ¡Te lo contamos todo en este artículo!
¿Qué son los gestores documentales?
Para contestar a esta pregunta, debemos conocer en primer lugar la definición de la gestión documental. Esta se refiere a las normas y técnicas que se implementan a la hora de administrar todo documento que forme parte de una empresa. Con documento entendemos actas, contratos, presupuestos, facturas, informes, entre otros.
De este modo, los gestores documentales son aquellos que almacenan, administran y gestionan los documentos que se originan dentro de una compañía. La finalidad, por lo tanto, es centralizar toda esta información en un único lugar para que los trabajadores puedan tener un acceso fácil a ella.
¿Para qué sirven los gestores documentales?
La principal función de los gestores de documentos es, como ya se ha comentado anteriormente, administrar y organizar la información empresarial para hacerla más accesible desde cualquier lugar y momento.
Además, esto nos permite tener un sistema de datos ordenado por categorías y tener un acceso centralizado. Así como también se implementa un control de acceso a la documentación, ahorro de tiempo a la hora de buscar cierta información, disminución de los documentos duplicados, automatización de las tareas administrativas, intercambio de documentos entre organizaciones… Y, por ende, un incremento del nivel de seguridad empresarial.
Ventajas de los gestores documentales
Tener un buen software de gestión documental es clave para obtener todas las ventajas que ofrece un programa de gestión documental y digitalización de documentos. Entre las ventajas más destacadas podemos encontrar:
- Reducción de tiempo empleado en la búsqueda de archivos.
- Incremento de la productividad y mejora del flujo de trabajo.
- Acceso rápido y seguro desde cualquier ordenador.
- Económico, puesto que a medio-largo plazo representa un ahorro y mejora del rendimiento para la organización.
- Optimización de los recursos.
- Disminución de gastos en papel, impresión y mantenimiento de los equipos necesarios.
- Centralización de la información.
- Mejor resultados en auditorías, puesto que la revisión interna y externa es mucho más eficiente al disminuir la espera para localizar los documentos que se requieren.
- Colaboración documental, donde más de un empleado puede acceder al mismo archivo.
Software gestor documental
En Dimoba Servicios encontrarás los mejores gestores documentales, ya que contamos con la última tecnología y actualizaciones constantes para poder ofrecer un servicio de calidad efectivo y seguro de los documentos fiscales, financieros y comerciales.
Este servicio es clave para obtener un buen funcionamiento y desarrollo de la empresa, ya sea pública o privada. Ahorra tiempo, dinero y esfuerzo subcontratando la gestión documental de tu negocio y di adiós a la pérdida de documentos en papel.
¿A qué esperas para tener todo al alcance de un solo clic?
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