El servicio de recepción es más necesario de lo que las personas piensan. Es la primera impresión de un negocio cuando llegas a este. Así que estarás de acuerdo en lo importante que es una buena atención al cliente para una empresa.
¿En qué consiste el servicio de recepción?
El servicio de recepción consiste en atender a los clientes o visitantes que llegan a las instalaciones de una compañía. Esto incluye distintos aspectos: recibir a las personas, tomar sus datos para darle cita, resolver dudas, proporcionar información, realizar una reserva, o incluso efectuar cobros.
Además, el profesional encargado de la recepción deberá atender las llamadas entrantes y salientes. Así como, trasladar la conversación a la persona o departamento que se necesite para resolver la gestión, si es preciso.
Cómo ves el servicio de recepción es necesario para llevar a cabo todas estas funciones.
Factores claves para una buena recepción
Los primeros segundos son esenciales para llevarnos una buena o mala impresión de alguien. Esto significa que cuidar de la recepción es sumamente importante si queremos transmitir una buena imagen de empresa.
La persona encargada de la recepción deberá mostrar una actitud positiva, amable, cercana y simpática. Esta debe lograr que los clientes se sientan cómodos y bien atendidos.
También es muy importante el lugar que ocupa la recepción. Estos son algunos elementos claves a tener en cuenta:
El mostrador principal refleja la imagen de la empresa
El mostrador suele ser lo primero que se observa al entrar a una oficina o negocio. Este debe ser acorde con la imagen corporativa y tener el logo. O bien, puede estar inspirado en el propio producto o contar con paneles. En estos casos, lo mejor es dejarse asesorar por un diseñador de interiores que nos ayude a plasmar la imagen que mejor se identifique con los valores de nuestra empresa.
Limpieza y el orden de la recepción
La limpieza y el orden del área de recepción es esencial para una buena imagen. Los clientes suelen estar un corto espacio de tiempo en la recepción, pero lo suficiente para quedarse con todos los detalles y llevarse una mala impresión de la compañía si el espacio está sucio y desordenado. Así que como ves, el cuidado del área de recepción es importante. De hecho, la persona encargada de la recepción, deberá velar para mantener un buen estado de este espacio. Pero también puede ser interesante contratar un profesional para la limpieza de las instalaciones.
Sillas o sofás cómodos
Colocar unas sillas o un sofá cómodo es tan importante como el resto de factores. Muchas veces deben esperar un rato hasta ser llamados o asistidos por el profesional al que están esperando. Por lo que poder pasar un rato agradable y sentirse cómodo es clave.
Decorar con plantas
¿Sabías que el verde es un color relajante? Apostar por plantas de hojas verdes ayudará a lograr un ambiente de trabajo relajante y lleno de armonía. El verde infundirá tranquilidad y calma a los clientes mientras esperan a ser atendidos.
¿Qué habilidades debe tener el profesional de recepción?
El recepcionista debe ser una persona proactiva y resolutiva, dispuesta a conocer todo acerca de la empresa, ya que tendrá que dar respuestas rápidas y ser eficiente, cuando los clientes le hagan sus consultas. Es decir, debe conocer todos los servicios y productos perfectamente, las funciones de cada perfil en la empresa, los diferentes departamentos, entre otras cuestiones esenciales.
La meticulosidad y el detalle también son dos aptitudes importantes en un recepcionista, para que no se le escape nada y sea capaz de estar pendiente de todo lo necesario para el buen desempeño de sus funciones.
Debe ser siempre amable, agradable y empático para que el cliente se sienta cómodo y satisfecho cada vez que visite la compañía. También tiene que tener buena tolerancia al estrés, ya que a veces tendrá que lidiar incluso con quejas u otras situaciones que pueden ser complicadas de gestionar.
Ventajas de contar con un servicio de recepción
Las ventajas de disponer de un servicio de recepción son diversas. Entre las que más destacan, estaría estas razones para contratar perfiles auxiliares para la recepción:
- Contratar una empresa especializada en recepcionista permite ahorrar costes de contratación, búsqueda y formación. La empresa contratada ya ha formado a esa persona previamente y ha hecho una exhaustiva selección.
- El servicio de atención a los clientes será profesional y con unos estándares excelentes.
- Gracias al recepcionista será posible distribuir mejor las cargas de trabajo, haciendo que la empresa funcione con mayor fluidez.
En Dimoba Servicios sabemos cómo de necesarios son los servicios de recepción para las empresas, ya que somos expertos en esta tarea. No dudes en pedirnos información si necesitas contratar un/a recepcionista para tu compañía. Te informaremos personalmente y encontraremos el profesional perfecto para tí que sea capaz de transmitir los valores de tu marca.
Comentarios recientes