¿Qué es un gestor documental?

Un gestor documental es un sistema informático que sirve para almacenar, clasificar y recuperar toda la documentación de una empresa. Estas plataformas ofrecen muchas ventajas, ya que permite tener control de toda la información de manera digital fácilmente. Le explicamos qué es un gestor documental, para qué sirve, las características y los principales beneficios de contar con este para cualquier organización.

Definición de gestor documental

Para entender qué es un gestor documental, es preciso saber antes qué es la gestión documental. Se trata de un proceso que se encarga de conservar, organizar y automatizar la documentación de una empresa u organización. Es decir, este proceso engloba desde la creación o recepción de un documento, hasta la eliminación o transferencia de éste.

Por lo tanto, podemos definir un gestor documental como aquella persona o programa informático cuya tarea es la de conservar, organizar y automatizar todos los archivos de una entidad. En este caso vamos a centrarnos en hablar del programa, el cual permite digitalizar cualquier documento para su almacenamiento: contrato, cartas, facturas, informes, pedidos, albaranes, etc. Gracias a él, es posible recuperar o conservar los archivos importantes de una empresa en un mismo lugar de una forma segura y organizada.

¿Para qué sirve un programa de gestión documental?

Un programa o software de gestión de documentos sirve como base de datos, y de su buen funcionamiento dependen muchas tareas que se llevan a cabo en la empresa. Pero sirve para muchas otras cosas como más como:

• • Capturar y escanear archivos.
  • Almacenar y conservar documentos.
  • Controlar el acceso a toda la información sensible de la empresa.
  • Enviar documentos.
  • Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
  • Gestionar las políticas para la administración.

Características de un buen gestor de documentos

A la hora de escoger un software para la gestión documental es importante que esté cuente con distintas características y funcionalidades:

• • Debe ser intuitivo y fácil de usar.
  • Acceso en tiempo real.
  • Acceso ilimitado.
  • Guardado automático en la nube.
  • Dividirse por áreas de trabajo para que sea posible clasificar los documentos según sean de contabilidad, publicidad, recursos humanos, etc.
  • Control de versiones, que permita ver los cambios hechos en los documentos.Filtro para buscar archivos por fechas, nombres y temática.
  • Accesible en web y app móvil.

Ventajas de contar con un gestor documental

Las ventajas de contar con un sistema de gestión documental que permite digitalizar todos los archivos son muchas frente a los sistemas tradicionales en papel. Esto hace que la mayoría de las empresas se planteen apostar, cada día más, por estos softwares. Estos son los principales beneficios de disponer de todos tus documentos en un programa informático alojado en la nube.

• Mayor espacio en la oficina al no tener que guardar todos los papeles.
• Acceso a toda la documentación en tiempo real desde cualquier lugar.
• Sus documentos están seguros en la nube y sólo son accesibles para el personal autorizado.
• Mejora el flujo de trabajo. Gracias al software es más fácil colaborar con otros departamentos compartiendo información.
• Incremento de la productividad. Los empleados encontrarán los archivos de forma más rápida, pudiendo así dedicar más tiempo a otras tareas relevantes.
• Cumplimiento con la normativa vigente. Una mala manipulación de la información y de los datos personales puede suponer multas y sanciones. Con un gestor documental estará cumpliendo con las normas y los estándares establecidos en cuanto al tratamiento de datos.

Ahora que ya sabe que es un gestor de documentos, quizás se plantee incorporarlo a su empresa debido a las múltiples funciones y ventajas que ofrece. En Dimoba Servicios somos expertos en gestión documental y contamos con la última tecnología para almacenar, conservar y recuperar archivos. Nuestro sistema de gestión documental se actualiza constantemente para poder ofrecer un servicio completo, efectivo y seguro de los documentos comerciales, financieros y fiscales. ¡No dude en pedirnos información!