La clave para dar una buena impresión a tu cliente o visita está en cómo ha sido atendido al llegar. El motivo está en que, las personas recuerdan en un 80% lo que ven y experimentan antes que lo que leen o escuchan.
Y esta atención al visitante no sólo es importante en museos, oficinas de turismo o centros culturales. Sino que también es importante en edificios, oficinas, sedes centrales, etc.
Ciclo de atención a visitas
Pero, ¿qué es la atención al visitante? Se trata del personal que se encarga de gestionar las visitas a la empresa u oficina de todas aquellas personas interesadas en su labor. Además, se encargan también de prestar servicios complementarios como charlas, guías, consejos sobre la visita, etc.
Una atención al visitante profesional va más allá de dar los buenos días a la persona que visita tu instalación. Detrás de todo ello hay un ciclo de 5 fases a seguir para que la atención a visitas sea todo un éxito y el cliente se vaya satisfecho.
La primera fase sería la preparación de la visita, normalmente no es una atención presencial pues el visitante se puede poner en contacto por diversos medios. Aquí reside la importancia de dominar y dar una rápida respuesta a través de las redes sociales, email, formularios web, llamadas telefónicas, etc.
La información que se obtiene de forma posterior a través de esas herramientas es muy valiosa para conocer el perfil de la persona que va a realizar la visita. De esta forma puedes organizarla de forma personalizada y generar más valor añadido a tu visitante.
A continuación viene la fase de entrada o bienvenida, momento en el que los visitantes acceden a la instalación o edificio. Tiene más importancia de la que se cree, pues la primera impresión que obtenga el cliente será determinante en su satisfacción y por ende, en la empresa.
En la tercera fase de la atención a visitas se desarrolla el servicio adaptado a las características y necesidades del visitante. La amabilidad y escucha activa son claves para entender lo que necesita la visita y no ofrecer información irrelevante.
La fase cuatro es el momento de la despedida del visitante, en el que se agradece su visita y se invita a volver siempre que quiera. Y por último la fase de seguimiento que se llevará a cabo tiempo después de finalizar la visita.
Aquí se analiza el feedback del cliente a través de la monitorización de la información obtenida tras su visita. Formularios o encuestas de satisfacción, reseñas, comentarios en la web o redes sociales, etc. En los que poder detectar problemas o incidencias.
Consejos para atender a visitas
Tratar con las personas y conocer sus necesidades es una labor difícil. Por ello en Dimoba Servicios os damos estos consejos para atender visitas:
- Anticipación. Crea un clima positivo, saluda, ofrece ayuda y mantén un tono de voz agradable.
- Sintonización. Escucha a la visita y entiende su posición hasta que termine de hablar.
- Aclaración. Pregunta a la visita para conocer más su necesidad y así esclarecer cualquier tipo de inconveniente.
- Solución. Consigue una solución para satisfacer las necesidades o solucionar el problema de la visita.
Si tu empresa requiere de un servicio auxiliar de atención a visitas contacta con Dimoba Servicios. Contamos con personal especializado y formado adecuadamente para ofrecer el servicio con total garantía.
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