Cada día se genera un gran volumen de documentos en las empresas, que es preciso gestionar. La gestión documental o gestión de documentos es un conjunto de prácticas destinadas a la administración de documentos. Esta disciplina es clave para la organización de documentos de cualquier organización, ya que permite organizar, almacenar y recuperar información valiosa en cualquier momento.
¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos es un proceso basado en una serie de normas y prácticas, que se encarga de conservar, organizar, e incluso automatizar la documentación de una organización. Esto implica desde la creación o recepción de un documento hasta la eliminación o transferencia de éste.
Cualquier empresa recibe y precisa capturar documentos prácticamente todos los días. Quizás sea una factura, un albarán, un pedido o un contrato. Ya sea un documento recibido por correo postal o de forma electrónica. Por lo que contar con un registro de todos esos documentos y poder acceder a ellos de forma sencilla y rápida, es clave para la administración y gestión de una empresa. La gestión documental permite y facilita esa tarea. Además de agilizar el flujo de trabajo.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión de documentos hace que sea mucho más fácil para las empresas recuperar y conservar un documento cuando sea necesario, ya que permite guardar archivos de papel y en formato digital en un mismo lugar de almacenamiento. Pero, ¿cómo funciona un sistema de gestión de documentos? A continuación explicamos todo lo que puede hacer este tipo de software por tu empresa.
- Captura documentos
Actualmente existen distintos software especializados para llevar a cabo una buena gestión documental. Estos software emplean métodos de captura capaces de convertir archivos de papel en documentos electrónicos o guardar archivos online: desde el escáner, tecnología OCR – Reconocimiento de Óptico de caracteres – o sistemas de captura de emails.
- Seguimiento de la gestión documental
Cuando ya tenemos los documentos en el sistema, este nos permite hacer un seguimiento con el objetivo de aumentar la productividad. Este seguimiento se lleva a cabo mediante diferentes métodos:
- Controles de acceso: Este método garantiza una mayor seguridad, ya que solo las personas que cuenten con permisos, podrán acceder a la documentación.
- Registros de auditoría: gracias a los registros se puede saber en todo momento qué trabajador ha visto o modificado un determinado documento, así como otros datos relevantes para la dirección.
- Gestión de versiones: Esta función puede ser activada en el software de gestión documental para acceder a un documento como persona autorizada y ponerlo en sólo modo lectura para el resto. Así evitamos que los trabajadores no autorizados modifiquen cualquier documento.
- Almacena documentos de forma segura
Hoy en día contar con un software de gestión documental es más seguro que tener todos los archivos en papel. No olvidemos que los papeles pueden desteñir, romperse, ser sustraídos, o incluso, quemarse en caso de incendio. En cambio, los software para la gestión de documentos digitales cuentan con protocolos de seguridad avanzados y sistemas de encriptación, que los hace menos vulnerables. De esta forma no perderás tus documentos y los tendrás siempre a mano.
Ventajas de digitalizar la gestión documental
La gestión documental es capaz de facilitar y optimizar la organización de la gran cantidad de documentos que se llegan a generar en una empresa, gracias al uso de un programa informático. Desde actas, contratos, planos, facturas, albaranes, presentaciones, etc. Las principales ventajas de la gestión de documentos son:
- Ahorro económico y ambiental al prescindir del papel. Todo estará en la nube y no necesitarás imprimir ni gastar material de oficina.
- Seguridad guardando los documentos y la información valiosa a salvo de otras personas.
- Eficacia en el almacenamiento y productividad. Digitaliza archivos en papel, captura su contenido y haz búsquedas mediante palabras clave. Guardarás y encontrarás todo lo que te hace falta de manera mucho más rápida y sencilla.
- Sirve para almacenar y preservar documentos de cualquier departamento: ventas, finanzas, marketing, recursos humanos, etc.
- Podrás llevar a cabo un control de presentación obligatoria de documentos. El software te enviará notificaciones para controlar la documentación obligatoria o si se realizan modificaciones en documentos.
- Toda la documentación estará centralizada en una misma herramienta o plataforma.
Gracias a la gestión de documentos podrás olvidarte de ciertas tareas administrativas y enfocarte en lo que realmente importa. En Dimoba Servicios somos expertos en gestión de documentos para pequeñas y medianas empresas. Podemos ayudarte a digitalizar y guardar toda la documentación de tu empresa.
Nuestro sistema de gestión documental se actualiza periódicamente para poder ofrecer a nuestros clientes un servicio completo, efectivo y seguro de los documentos comerciales, financieros y fiscales. Podrás almacenar, administrar y localizar todo tipo de documentos. Así como también controlar permisos de acceso o manipulación de los documentos a parte o la totalidad de la plantilla. ¡No te lo pienses y da ya el paso a la digitalización!
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