En una empresa es fácil que los documentos se descontrolen y acaben desperdigados por todas partes, ya sea que se trate de papeles físicos o digitales. Sin administrar documentos correctamente, tu oficina puede llegar a volverse un caos, tanto por los archivadores llenos de papeles como por la gran cantidad de archivos digitales en el ordenador.
Llega el momento y necesitas revisar una factura o encontrar un contrato. Entonces empiezas a pensar. ¿Dónde está? ¿Dónde lo guardé?
Es probable que te suene esta situación, y la hayas vivido en alguna ocasión, bien, eso significa que ha llegado la hora de organizar y administrar de forma adecuada los documentos de tu empresa para que no vuelva a suceder, a continuación te explicamos cómo gestionar documentos de manera óptima:
Cómo administrar los documentos digitales de una empresa
Gracias a las nuevas tecnologías podemos tener gran parte de los archivos de la empresa en formato digital, incluso en la nube, pero, ¿Cómo podemos organizar los documentos de la mejor manera para tenerlos siempre bajo control?
Ordena por proyectos o clientes
Si cuentas con numerosos proyectos o clientes, la manera de ordenar ideal es crear un archivo para cada uno de ellos, de esta manera cuando necesitemos añadir o recabar información solo tendremos que acudir a su carpeta de manera rápida y sencilla.
Tras esto crea un sistema de subcarpetas dividiendo los archivos como propuestas, dossiers, facturas… de esta manera será mucho más sencillo encontrar toda la información que necesites.
Archivar lo que ya no uses
Es común arrastrar documentos de años anteriores que prácticamente ya no volveremos a utilizar, para mantener el orden es imprescindible ir archivando todos estos documentos en un lugar diferente.
Para ello emplearemos una carpeta de archivo distinta, que estará separada por años, esta carpeta puedes mantenerla en el propio ordenador o trasladarla a un disco duro externo, lo que te dejará más espacio y será más cómodo a largo plazo.
Organizar desde el principio
La clave es comenzar en el momento y no dejar las tareas de administración de documentos a última hora, esto nos ahorrará muchos problemas, por ello organizaremos desde el principio.
Al crear nuevos documentos, guárdalos directamente en su respectiva carpeta, evita dejarlo en el escritorio para organizar después, ahorrando tiempo y evitando inconvenientes más adelante.
Mantén el escritorio despejado
Evita llenar el fondo de escritorio con documentos que deberían estar en su lugar correspondiente, aunque ahí es donde se acumula gran parte de los documentos, sabes que ese no es su lugar, por lo que llévalos lo más rápido posible a donde corresponda y mantén limpio tu escritorio.
Deja en el escritorio únicamente lo necesario, te sorprenderá la sensación de encender el ordenador y encontrarlo libre del caos de documentos ¡Ya verás!
Cómo organizar los documentos físicos de una empresa
En una empresa pueden llegar a acumularse montañas de papeles y archivadores a rebosar, creando un caos que costará mucho administrar. Organizar los documentos físicos de una empresa es una tarea esencial para su correcto funcionamiento.
¿Cuáles son las claves a seguir para mantener en orden los documentos?
Organiza los documentos de una empresa por carpetas
Utilizaremos carpetas y archivadores para mantener el orden en los documentos de la empresa, organizaremos las carpetas según el tipo de documento que contengan (facturas, pedidos, albaranes) o si es mejor opción lo haremos por clientes.
Utiliza un orden numérico y marca en el exterior de la carpeta o archivador su contenido, para poder conocerlo con un simple vistazo, otra manera eficaz de organizar las carpetas es mediante colores, pudiendo, por ejemplo, asignar un color a cada cliente.
Archiva los documentos pasados
Al igual que con los documentos digitales, al administrar los documentos físicos de una empresa van quedando los de años anteriores, estos los archivamos en una carpeta separada, ya que los necesitaremos en muy pocas ocasiones.
Estos archivos conviene mantenerlos en una estantería o balda distinta para que no acaben mezclados con los actuales, ya que los necesitaremos muy pocas veces, utiliza las baldas de fácil acceso a los documentos más recientes.
Ayúdate del mobiliario para organizar los papeles de tu empresa
Los muebles son una parte fundamental para mantener el orden en la empresa, utiliza librerías para guardar los documentos a los que accedas más a menudo y armarios con puertas metálicas para guardar los documentos de años anteriores.
Utiliza armarios con cerradura para guardar los documentos más importantes y delicados, de esta manera estarán siempre protegidos.
Ahora que ya conoces las claves de cómo administrar documentos en una empresa te toca ponerlas en práctica, Si necesitas ayuda a la hora de organizar tus documentos, en Dimoba Servicios te ayudaremos con la administración.
En Dimoba Servicios ofrecemos servicios de gestión administrativa y documental. De esta manera, tu empresa ganará rapidez, realizando las tareas de administración y gestión de documentos de forma simple y segura.
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