¿Quién organiza y gestiona un acto o evento?

Las palabras acto y evento no son sinónimos y normalmente se confunden, pues la línea que separa uno de otro es muy estrecha. Un acto se asocia a la normativa y protocolo durante su realización. Mientras, el evento se asocia a las técnicas de marketing y comunicación durante su desarrollo.

Ya sea un acto o un evento, se necesita a una persona que lo organice y gestione. No sólo a todo el personal sino además, a todo lo que engloba el acontecimiento y éste es el jefe de sala o jefe de protocolo.

Funciones del jefe de protocolo

En primer lugar, hacer una distinción sobre los términos jefe de protocolo y de sala. El jefe de protocolo sería el responsable en un acto mientras que el jefe de sala lo sería en un evento.

Aún con sus distinciones, vamos a mencionar las funciones genéricas y las tareas que llevan a cabo ambos jefes. Pues a pesar de la diferencia entre acto y evento, ambos acontecimientos necesitan de una persona que lo organice, gestione y controle.

Por tanto, el jefe de protocolo o jefe de sala es la persona que se encarga de organizar todos los detalles necesarios para la celebración de un acto o evento. Además de dirigir el acontecimiento, se encarga de delegar y asignar las tareas al resto del equipo, así como vigilar que esas tareas se realicen de forma correcta.

Las responsabilidades de estos jefes deben de ir acorde a la naturaleza propia del acto o evento que se va a celebrar. Ya se trate de actos oficiales, un acto público o privado, el espacio en el que se realice, el lugar o el tipo de asistentes entre otras cuestiones.

De manera general, las funciones que realizan los jefes de sala y protocolo son:

• Elaborar los procedimientos protocolares de la institución que celebra el acto o evento.
• Planificar, organizar y supervisar los actos y ceremonias protocolares.
• Controlar que las normas se aplican correctamente.
• Coordinar las acciones y tareas de todas las áreas involucradas en la celebración (azafatas, auxiliares, seguridad, etc.).
• Asesorar al personal en términos de protocolo y ceremonia.
• Orientar y asesorar a los asistentes del acto o evento.
• Asegurarse del cumplimiento de todas las órdenes para la organización y celebración del acto o evento.

Cualidades y habilidades de un buen jefe de sala

Aunque parezcan sencillas las tareas que debe realizar un jefe de sala o jefe de protocolo, no lo son. La persona que ocupe ese puesto debe contar con ciertas cualidades y habilidades para desarrollar sus funciones.

Para ser un buen jefe de protocolo o jefe de sala debes saber transmitir confianza, tanto al equipo del que te vas a encargar como a los clientes. Al personal humano para ofrecerles la seguridad necesaria de que la celebración se llevará a cabo correctamente.

En cuanto a los clientes, demostrarles confianza a la hora de explicar nuestras ideas hará que confíen en nosotros. Además de aportar valor añadido en el servicio.

Una buena comunicación y disposición para relacionarnos con los demás también será un punto a favor para todo jefe de sala y protocolo. Ayuda a ganar clientes y a explicar nuestras ideas con total claridad.

La versatilidad también será un punto fuerte, pues durante la celebración y organización del evento pueden surgir cambios de última hora e imprevistos que se deben afrontar. Buscar soluciones para afrontar la situación de forma rápida y eficaz es primordial para un buen jefe de sala o jefe de protocolo.

Todo ello unido a la capacidad de liderazgo de una persona hará que el acto o evento se celebre bajo todos los protocolos establecidos y de manera satisfactoria.

Dimoba Servicios cuenta con una línea de negocio centrada en actos y eventos. Ponemos a su disposición el personal adecuado para la celebración de su evento, independientemente de la naturaleza del mismo.

Además, seguimos el protocolo COVID para garantizar un evento o acto seguro en todos los ámbitos. Confíe en Dimoba Actos y Eventos para celebrar todo tipo de acontecimientos.